4+1 tipp a hatékony időbeosztáshoz

1. Nem minden sürgős, ami fontos

Az Egyesült Államok egyik korábbi elnökének, Dwight D. Eisenhowernek tulajdonítják a mondást: “Ami fontos, az ritkán sürgős, és ami sürgős az ritkán fontos”. Ezen alapszik az úgynevezett Eisenhower-mátrix:

 

	SÜRGŐS	NEM SÜRGŐS
FONTOS	kritikus, azonnal végrehajtandó tevékenységek	hosszú távon lényeges dolgok
NEM FONTOS	muszáj megtenni, de hosszú távon nem visz előre	csak az időnket pazaroljuk

 

A mátrixra pillantva a legtöbben arra tippelnek, hogy a legelső, “fontos+sürgős” teendőkre kell koncentrálni. A szakemberek szerint azonban ez tévút, mivel csak arra jó, hogy állandó tűzoltást végezzünk, loholjunk az események után. Az ideális az, ha a hangsúlyt a második negyedben, a “fontos+nem sürgős” kategóriába eső tevékenységekre fektetjük. Ezekkel érhetünk el hosszú távú sikert, úgy, hogy a kontroll végig a kezünkben lesz.

 

2. A 80/20-as szabály

Egy olasz közgazdász, Vilfredo Pareto fogalmazta meg a múlt század elején a róla elnevezett Pareto-elvet. E szerint a különféle jelenségek 80%-a az okok 20%-ra vezethető vissza. Az időgazdálkodásra vonatkoztatva ez azt jelenti, hogy az elvégzett tevékenységek 20%-a hozza az eredmények 80%-át. Ez tulajdonképpen megerősíti az előbbi pontban ismertetett Eisenhower-mátrix jelentőségét. Ha tehát megvizsgáljuk a feladatlistánkat, akkor a Pareto-elv alapján 10 feladat közül a 2 legfontosabb elvégzésével kipipálhatjuk a várt eredmények 80%-át.

 

3. Rugalmatlan és rugalmas teendők

Vannak olyan tevékenységek, amelyek fixek: nem lehet mellőzni őket, általában az időtartamuk is adott, sokszor az is, hogy mikor végezhetőek. Tipikus példa az alvás: erre minden nap, általában ugyanabban az időben rá kell szánni az adott - 6-7-8-9 - órát. Nem érdemes rajta spórolni, mert az megbosszulja magát, végül kevésbé leszünk hatékonyak az élet többi területén, és az innen elcsent órákat kamatostul “fizethetjük vissza”.

A lényeg tehát, hogy a rugalmatlan teendőket írjuk be előre a naptárba, és ezek legyenek a fix pontok. Ide tartoznak például a fontos tárgyalások, értekezletek is, vagy a családtagjainkkal, párunkkal eltöltött idő. A fennmaradó idővel gazdálkodhatunk, ez az, amibe aztán beilleszthetjük a többi tennivalót. Itt jön az igazi nehézség, és résen is kell lennünk, hogy a kevésbé fontos dolgok ne szorítsák ki az igazán fontosakat.

 

4. Napirend helyett heti beosztás

Számtalan olyan dolog van, amihez nélkülözhetetlen a rendszeresség: például napi 50 szó megtanulása egy idegen nyelvből, napi 30 perc testmozgás, napi 1 óra, amit a gyerekre szánunk stb. A mai, felgyorsult világban azonban nagyon nehéz tartani ezeket a célokat. A szakemberek ezért azt javasolják, hogy inkább egy hétre tervezzünk, így ha kifutunk az időből egy napon, mert például kapunk egy rendkívüli és sürgős feladatot a munkahelyen, a hét egy másik napján egyensúlyba hozhatjuk a dolgokat. Vagyis az elmaradt szavakat, testmozgást pótolhatjuk úgy, hogy azon a napon, amikor több időnk van, duplázzuk a napi “kvótát”. Heti távlatban tehát könnyebb egyensúlyban tartani az időbeosztásunkat, és így azt a stresszt is megspóroljuk, ami az el nem végzett feladatokkal jár.

 

+1 Nem lett kész minden? Sebaj!

A hatékony időbeosztásnak hatalmas szakirodalma van, ennek ellenére még a legrutinosabb menedzserek sem tudják mindig elvégezni az összes betervezett feladatot. Egyes szakértők szerint, ha a tervezett feladatok 70%-át kipipálhatjuk, az már nagyon jó aránynak számít. Hiszen számtalan váratlan esemény, nem várt feladat, történés jöhet, amit azonnal meg kell oldani, és ami így felborítja a napirendet. De az is előfordulhat, hogy egy feladat nehezebben megy és jóval lassabban halad a vártnál.

Fontos, hogy ilyenkor ne érezzük magunkat hibásnak, és ne stresszeljünk, ez ugyanis tovább lassít minket, és akadályoz a hatékony munkavégzésben. Inkább fogadjuk el természetesnek az ilyesmit, és kalkuláljuk bele, hogy egyes feladatok óhatatlanul átcsúsznak a következő napra - ezért is érdemes a 4. pontban említett heti beosztást követni. Ha azonban a feladataink legfontosabb 20%-át elvégezzük, nincs probléma.

A hatékony időbeosztásnak az üzleti életben is nagy jelentősége van, a projektmenedzsmentnek is fontos része. Kevesen tudják, hogy a projekteknek átlagban mindössze 68%-a eredményes. Éppen ezért, aki javítani szeretne ezen az arányon, annak érdemes elvégeznie egy komoly projektmenedzsment-képzést. De mielőtt belevágunk, megéri tájékozódni, hogy mi a különbség a pmp/camp minősítés között és mikor, melyiket érdemes választani.